Зачем нужна СЭД
До определенного момента все процессы управления и процедуры, связанные с отчетностью, худо-бедно проводились с использованием старых добрых бумажных документов. Происходило это все, конечно, не очень быстро, но в те времена в особенной оперативности и необходимости не было – большинство предприятий были государственными, люди сидели на окладах и предпочитали работать медленно, но верно. Что, впрочем, вполне логично – за ошибки наказывали, пусть и административными мерами, но довольно строго. Но потом законодательство начало постоянно изменяться, появились новые формы отчетности, начался процесс совершенствования технологической и производственной базы, что, как ни странно, привело к появлению еще большего количества документов (и не только нормативных, но и рабочих). И стало совершенно очевидно, что в этой системе надо что-то менять.
В особенности это стало заметно на частных предприятиях и в организациях – здесь система работы уже существенно отличается от «совковой», люди мотивированы работать, зная, что от успешности и производительности их труда напрямую зависит их зарплата. Но как можно ускориться, если практически весь рабочий день состоит на чтение одних бумажек, написание других, перекладывание первых и вторых из одного ящика стола в другой? Никак.
Но присмотревшись к некоторым операциям, люди поняли, что какие-то процессы можно и автоматизировать, поставить на поток. На любом производстве есть компьютеры, так почему бы не перегрузить на них часть бумажной работы? И, как показала практика, это решение было в корне правильным – внедрение электронного документооборота в организации помогло, в зависимости от вида и специфики ее деятельности, увеличить эффективность работы на 10-30%. На производстве это уже весьма существенная прибавка к обороту, на торговом предприятии – тоже, а говорить об организациях, сама специфика деятельности которой предполагает работу с огромным количеством бумаг (как это бывает в сфере страхования, к примеру), и вовсе не приходится – им работать стало гораздо проще.
Еще одно немаловажное преимущество использования СЭД – уменьшение влияния пресловутого человеческого фактора. Люди ошибаются, машины – практически нет (если такое и происходит, то крайне редко). Нельзя также забывать и о коррупционной составляющей – когда с бумагами работает много людей, злоумышленнику среди них затеряться гораздо проще – никто не вспомнит, где и у кого в руках в последний раз видели какой-то конкретный документ. А электронный документ, зарегистрированный в системе, просто так потеряться не может.